Gestionale per laboratori di riparazione, officine e centri di assistenza tecnica.
1. Primi passi
Dopo la registrazione hai a disposizione un'area di lavoro tua, separata da quella di tutti gli altri utenti: nessuno può vedere i tuoi clienti, le tue schede o le tue fatture.
Cosa fare per prima cosa
Vai in Impostazioni → Laboratorio e compila i dati della tua azienda: ragione sociale, indirizzo, telefono, email, Partita IVA, codice fiscale, PEC, codice SDI, IBAN, eventuale indirizzo PayPal aziendale e logo. Questi dati compaiono su preventivi (anche quelli online inviati al cliente), ricevute e fatture: compare solo ciò che compili.
Se emetti fatture elettroniche, imposta anche il regime fiscale (es. RF01 ordinario, RF19 forfettario) e il prefisso di numerazione (es. FT).
Indica la garanzia standard delle riparazioni (in mesi): sarà preimpostata su ogni nuovo strumento.
Nel Catalogo puoi salvare marche, modelli e tipi di apparecchio, così in ingresso li scegli da un elenco invece di scriverli ogni volta. L'elenco dei tipi parte da voci generiche (Computer, Stampante, Smartphone…) e si adatta a ciò che usi: aggiungi i tuoi con «+ nuovo».
Se hai già un archivio, usa Importa CSV (menu Strumenti) per caricare clienti e riparazioni esistenti.
💡 Fai prima qualche prova con dati inventati: un cliente di prova, una scheda, un preventivo. Poi cancella le prove.
2. Riparazioni
Nuova riparazione
Dal pulsante Nuova riparazione (sempre visibile nella barra laterale) registri l'ingresso: scegli o crea il cliente e aggiungi uno o più strumenti, con marca, modello, matricola e difetto segnalato. Puoi allegare foto. Per ogni strumento puoi indicare se il cliente ha richiesto il preventivo oppure no: quando non lo chiede, la scheda lo mostra con l'etichetta «Senza preventivo». Il cliente si sceglie dall'elenco con un solo clic, oppure ne scrivi uno nuovo.
Preventivo senza apparecchio (fornitura o servizio)
Per preventivare la sola vendita di un prodotto con la manodopera, senza uno strumento in riparazione, usa Riparazioni → Preventivi → «+ Preventivo manuale»: la scheda nasce già in stato Preventivo con una voce di tipo «Fornitura / servizio», senza marca, modello e matricola. Puoi anche scegliere questo tipo in una scheda già esistente.
Gli stati di una riparazione
Ogni scheda avanza lungo un percorso. Dalla scheda e dagli elenchi puoi spostarla con i pulsanti rapidi:
Ingresso — l'apparecchio è arrivato.
Diagnosi — lo stai esaminando.
Preventivo — il preventivo è pronto o inviato, in attesa della risposta del cliente.
Approvato — il cliente ha accettato (oppure Rifiutato).
Laboratorio — lavorazione in corso. Se mancano pezzi: Attesa ricambi; se va da un'assistenza esterna: Inviato esterno.
Completato — pronto da consegnare.
Consegnato — chiuso. Finisce in «Consegnate» e nell'archivio. Dalla scheda, se c'è un importo, la consegna chiede in un passaggio solo se il cliente ha pagato (tutto, acconto o niente) e quale documento serve; con «Fattura» può preparare subito la bozza della fattura elettronica.
Le voci del menu Riparazioni (Ingressi, Preventivi, Confermati, Da consegnare…) sono filtri su questi stati. Un avviso arancione segnala le schede ferme da troppi giorni.
Preventivo al cliente
Nella scheda aggiungi le voci (manodopera e ricambi, anche prelevati dal magazzino) e i prezzi. Puoi stampare il preventivo in PDF (il nome del file contiene numero e cliente) oppure premere Invia: il cliente riceve un link da cui vede il preventivo con logo e dati della tua azienda, il dettaglio di lavori e ricambi con i prezzi, e può accettarlo o rifiutarlo senza registrarsi. La scheda si aggiorna da sola. I «lavori da eseguire» sono una stima interna: il cliente ne vede la descrizione ma non il prezzo.
Totale o imponibile: nella finestra di invio, con la spunta «Mostra il totale IVA inclusa» il cliente vede imponibile, IVA e totale; senza spunta vede solo «Imponibile € … + IVA».
Email: parte dal tuo indirizzo configurato in Impostazioni → Email / SMTP.
WhatsApp: parte dal cellulare del cliente, se è in anagrafica; con i pulsanti sopra il numero passi al telefono principale o scrivi un altro numero (se è un fisso ti avvisa; il +39 viene aggiunto da solo). Un numero nuovo si può salvare come cellulare del cliente, così la volta dopo è già pronto. «Apri WhatsApp» apre la chat con il messaggio pronto (da computer direttamente in WhatsApp Web). «Scegli la chat» serve per mandarlo a una chat che hai già: da telefono scegli dall'elenco, da computer il messaggio viene copiato e lo incolli nella chat con Ctrl+V. Se lo mandi tu da un'altra parte (altro telefono, altra app), premi «📋 Copia testo», incollalo dove vuoi e poi«Segna come inviato su WhatsApp»: il preventivo risulta inviato e il cliente può rispondere dal link.
A mano: segna il preventivo come consegnato di persona o per telefono; anche qui c'è il messaggio con il link e il tasto «Copia testo» (per un SMS, ad esempio).
Nella lista Riparazioni → Preventivi puoi spuntare più schede e, tutte insieme, segnarle come inviate o da inviare, approvarle o rifiutarle.
Pagamenti
In Impostazioni → 💳 Pagamenti scegli le modalità che accetti. Di base sono attivi il bonifico bancario(con l'IBAN di Laboratorio) e PayPal (compare solo se hai inserito il PayPal aziendale); «Pagamento alla consegna» è pronto da attivare. Puoi rinominarle, riordinarle, aggiungere dettagli (es. «entro 30 giorni») o crearne di nuove.
Le modalità attive compaiono nel preventivo online, nel PDF e nel riepilogo preventivi, con importo, IBAN, beneficiario e causale.
Quando il cliente accetta il preventivo online (singolo o raggruppato) sceglie come pagherà tra le modalità attive. Dopo vede solo le istruzioni di quella modalità; tu la ritrovi nell'email di accettazione, nella scheda («💳 Pagherà con: …») e nella consegna guidata.
Con un indirizzo paypal.me/nome il cliente trova il pulsante «Paga con PayPal» con l'importo già inserito.
Dal link il cliente può premere «Ho pagato»: indica come ha pagato e può allegare la ricevuta (PDF o foto). Ricevi un'email e nella scheda compare l'avviso «Il cliente ha segnalato il pagamento — da verificare» con la ricevuta.
Verificato l'incasso, premi «Segna pagato» nella scheda. Per acconti o importi diversi usa la pagina Incassi. Il pagamento non viene mai segnato da solo: la conferma è sempre tua.
Riepilogo di più preventivi
Se un cliente ha più apparecchi in preventivo, non serve inviare un allegato per ciascuno. In Riparazioni → Preventivi spunta le schede dello stesso cliente e premi Riepilogo preventivi: si apre un foglio unico con l'elenco (apparecchio, matricola, difetto, intervento, importo). Con «+ Aggiungi altre schede del cliente» includi anche schede in altri stati, per esempio un apparecchio non riparabile, che compare con la sua etichetta. In alto scegli se calcolare il totale (senza totale ogni prezzo riporta «+ IVA») e se mostrare il dettaglio di lavori e ricambi, poi stampa o salva in PDF: il foglio si adatta sempre a una pagina A4 e il file prende il nome del cliente e la data.
Più preventivi online con un solo link
Con le stesse schede spuntate premi «🌐 Invia online»: parte un unico link (email, WhatsApp o di persona, con la scelta totale IVA inclusa o imponibile + IVA) e tutte le schede in preventivo risultano inviate.
Il cliente vede tutti gli apparecchi e per ognuno sceglie Accetto o Rifiuto (o «Accetto tutti»); il totale si aggiorna con i soli accettati. Le schede in altri stati, come un apparecchio non riparabile, compaiono con il loro stato.
Alla conferma le schede passano da sole in Approvato o Rifiutato e ricevi un'email riassuntiva. Sotto trova le modalità di pagamento: «Ho pagato» arriva su tutte le schede accettate.
Tracciamento per il cliente
Ogni scheda ha un codice di tracciamento. Il cliente può controllare lo stato della sua riparazione dalla pagina pubblica di tracciamento inserendo il codice. Non vede prezzi né dati di altri clienti.
Garanzia
Per ogni strumento puoi impostare i mesi di garanzia; la garanzia decorre dalla data di consegna. Le schede mostrano un badge «In garanzia» / «Non in garanzia» e, se un apparecchio ritorna per lo stesso problema, puoi collegare la nuova scheda a quella originale, così hai lo storico completo.
3. Da fare e appunti veloci
Da fare mostra, strumento per strumento, ciò che è ancora da lavorare (ingresso, diagnosi, approvato, in laboratorio). È la lista di lavoro quotidiana.
Appunti veloci serve quando non hai tempo di compilare tutto: salvi solo cliente e una nota, e in seguito con «Completa» la trasformi in un intervento vero e proprio.
Manutenzioni e Calendario ti ricordano scadenze e interventi programmati; puoi ricevere un riepilogo settimanale via email.
4. Interventi esterni
Sono i lavori fatti fuori sede, a casa o presso il cliente. Hai stato (bozza, da completare, completato), voci, IVA, tecnico e, se serve, agente. I pagamenti possono essere registrati anche a rate. Da un intervento puoi stampare il rapporto, inviarlo per email e preparare la fattura.
5. Clienti, fornitori, agenti, tecnici
Clienti: anagrafica con telefono e cellulare / WhatsApp (utile quando il telefono principale è un fisso), dati fiscali (P.IVA, codice fiscale, codice SDI, PEC), storico di riparazioni e interventi, saldo da incassare. Un controllo ti segnala i possibili doppioni da unire. Per poter emettere una fattura il cliente deve avere almeno P.IVA o codice fiscale.
Fornitori: anagrafica fornitori collegata al magazzino e agli ordini.
Agenti: se lavori con agenti, calcola le commissioni e registra i pagamenti per periodo.
Tecnici: i collaboratori a cui assegnare i lavori.
6. Magazzino
Ogni articolo ha prezzo di acquisto, di listino e di vendita, giacenza e soglia di sottoscorta (compare un badge nel menu).
Ogni carico e scarico è un movimento registrato: i ricambi usati in una riparazione o in una fattura scalano la giacenza da soli.
Da ordinare raccoglie ciò che manca; Documenti d'acquisto permette di importare fatture o listini dei fornitori (con il piano che include le funzioni AI, anche da PDF).
Report mostra valore del magazzino e movimenti.
Se annulli una fattura o emetti una nota di credito con rientro merce, la giacenza viene riallineata.
7. Fatture, note di credito e incassi
La sezione Contabilità funziona per l'Italia (fattura elettronica verso il Sistema di Interscambio, SDI). Se emetti i documenti con un altro programma puoi usare solo il segno «Fatturato» e ignorare il resto.
💡 La fatturazione elettronica è in versione ALPHA: controlla sempre l'anteprima di ogni fattura prima di trasmetterla.
Da fatturare
Raggruppa per cliente le riparazioni consegnate e gli interventi completati non ancora fatturati. Con Crea fattura si genera una bozza con le righe della scheda (stesso totale della scheda). Richiede che il cliente abbia P.IVA o codice fiscale.
Il percorso di una fattura
Bozza — numero provvisorio, modificabile (righe, importi, IVA). Può essere eliminata. L'anteprima riporta «BOZZA».
Emessa — premendo «Emetti» la fattura riceve il numero definitivo e la data di oggi, con i dati attuali dell'azienda e del cliente. Se manca qualcosa (indirizzo, CAP, comune, P.IVA o codice fiscale, natura delle righe a IVA 0%) l'app lo dice e non emette.
Invio allo SDI — scegli tu come:
XML manuale (consigliato, gratuito): premi «📄 XML» e carica il file sul portale Fatture e Corrispettividell'Agenzia delle Entrate, oppure dallo al commercialista; poi premi «Segna inviata».
Fattura24 (facoltativo, piano Business): con la API key in Impostazioni → Contabilità premi «☁️ Fattura24»: la fattura viene caricata nel tuo account (stato «Su Fattura24»). Aprila in Fattura24, controllala, premi «Invia a SdI», poi in RiparoPro «Segna inviata».
Inviata — trasmessa allo SDI. Non si può più annullare: per correggerla serve una nota di credito.
Pagata — trasmessa e saldata. Puoi registrare il pagamento anche prima dell'invio: la fattura resta tra quelle da inviare con l'indicazione «Già pagata», così non te ne dimentichi.
Annullata — solo se non è ancora stata trasmessa. Magazzino e scheda tornano come prima.
L'XML segue le specifiche tecniche dell'Agenzia delle Entrate (formato FPR12, verificato con lo schema ufficiale). Il PDF è una copia di cortesia: l'originale è il file trasmesso allo SDI. Nel regime forfettario (RF19) tutte le righe vanno a IVA 0% con natura N2.2 e la dicitura di legge.
Note di credito
Per stornare una fattura già trasmessa, che non si può annullare, emetti una nota di credito (menu Contabilità → Nota credito): scegli la fattura e stornala per intero o per singole voci, indicando se la merce rientra a magazzino.
Incassi
Elenca per cliente ciò che è consegnato ma non ancora pagato. Registri acconti e saldi: se esiste una fattura collegata, il pagamento viene scritto sulla fattura e la scheda si aggiorna da sola. Vale anche al contrario: un pagamento segnato sulla scheda o sull'intervento (per esempio «Segna pagato» dopo la segnalazione del cliente) arriva sulla fattura già emessa. La scheda mostra sempre la sua fattura e lo stato. Puoi esportare l'elenco in CSV.
💡 Le regole fiscali (regime, aliquote, bollo, natura dell'operazione) dipendono dalla tua situazione: per i casi particolari consulta il tuo commercialista.
8. Uso da telefono
RiparoPro si adatta anche al telefono, con una versione semplificata per le operazioni più frequenti: schede, interventi, clienti, magazzino e fatture emesse. Aprilo dal browser e scegli «Aggiungi a schermata Home» (iPhone: Condividi → Aggiungi a Home; Android: menu del browser → Installa app): si avvia come una normale app, a schermo intero.
Le funzioni più avanzate (impostazioni, contabilità completa, catalogo) sono pensate per il computer; dal menu «Altro» del telefono puoi comunque aprirle.
9. Impostazioni, email e backup
Invio email
Per inviare preventivi e riepiloghi dal tuo indirizzo, in Impostazioni → Email / SMTP inserisci i dati SMTP forniti dal tuo provider (server, porta, indirizzo, password) e usa il pulsante di prova. Le password sono mostrate come puntini dopo il salvataggio.
Backup
In Impostazioni → Backup puoi scaricare una copia dei tuoi dati in un file e ripristinarla. Ti consigliamo di farlo a intervalli regolari, ad esempio una volta al mese e prima di importazioni o modifiche importanti, e di conservare il file in un luogo sicuro. Tieni presente che alcuni dati, come le fotografie allegate e le fatture, potrebbero non essere inclusi in tutte le versioni del backup: controlla le indicazioni nella pagina.
10. Abbonamento e funzioni AI
Dal menu Abbonamento vedi il piano attivo e puoi cambiarlo. Il piano con le funzioni AI aggiunge la chat con assistente che conosce i dati del tuo laboratorio, l'analisi del magazzino, la lettura di foto e PDF e i suggerimenti sui prezzi. Le funzioni AI sono un aiuto: controlla sempre i risultati prima di usarli.
Le funzioni AI usano le tue chiavi API personali. In Impostazioni → Intelligenza Artificiale scegli il servizio (Claude di Anthropic, OpenRouter oppure un server Ollama tuo) e inserisci la tua chiave API: la crei gratuitamente sul sito del servizio scelto. I consumi dell'AI sono addebitati direttamente da quel servizio al tuo account, secondo il suo listino; RiparoPro non li include nell'abbonamento.
11. Domande frequenti e assistenza
Non vedo più una scheda.
Controlla che i filtri nella pagina siano su «tutti gli stati»; le schede consegnate sono in «Consegnate» e nell'archivio. Prova la ricerca globale in alto.
Non riesco a creare la fattura da una scheda.
Apri il cliente e compila Partita IVA o codice fiscale; verifica inoltre che i dati della tua azienda in Impostazioni siano completi.
Ho emesso una fattura sbagliata.
Se non è ancora stata trasmessa puoi annullarla; se è già inviata allo SDI emetti una nota di credito e poi una nuova fattura corretta.
Come cambio o recupero la password?
Dalla pagina di accesso scegli «Password dimenticata».
Se qualcosa non funziona, usa Segnala un problema nel menu a sinistra (sul telefono: menu «Altro»): il messaggio ci arriva con i dati utili per capire cosa è successo. Per domande o richieste puoi anche scrivere a web@dentalserviceragusa.it.
RiparoPro è prodotto da Dental Service Ragusa. Questa guida descrive la versione attuale e può essere aggiornata.